Проект стандарта документы и документооборот. Документы и документооборот в бухгалтерском учете: проект фсбу

Регистрационный взнос составляет - 14700 рублей 

При оформлении через сайт ИРСОТ - 10300 рублей

Семинар проводят:

Ефремова Анна Алексеевна - генеральный директор аудиторско-консультационной компании "Вектор развития"

Смирнова Татьяна Степановна - к.ю.н., эксперт по налогообложению и налоговому контролю, налоговый консультант. Стаж работы в налоговых органах более 10 лет.



Программа:

1. Гражданско-правовые принципы документирования сделок: что важно знать бухгалтеру

ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

1. Документы в бухгалтерском учете: виды, правила оформления, контроль документооборота

• Первичные и оправдательные документы, сводные документы, регистры, электронные и бумажные документы
• Правила оформления документов
• Внутренний контроль принимаемых документов (организация работы, чек-листы)
• Движение документов от их создания / получения до сдачи в архив. Хранение документов. Санкции за отсутствие документов

Учетная политика (УП) организации для целей бухгалтерского учета по вопросам документооборота

• Что должно быть в составе УП в части документооборота
• Первичные документы (унифицированные и неунифицированные). Обязательные реквизиты первичных документов. Оформление бухгалтерских справок (по операциям с капиталом, при исправлении ошибок и пр.)
• Какие документы потребуются при отражении в УП перехода на новые ФСБУ (МСФО)
• Отражение в УП оценочных значений и их изменения
• Внесение исправлений в ранее составленные документы
• Регистрация поступления документов в учетную службу: как оптимизировать процедуры и выявлять виновных в нарушениях
• Бухгалтерская отчетность организации как документ (кем подписывается, как хранится, куда представляется)

Особенности документирования отдельных операций и фактов хозяйственной жизни

• Обесценение активов
• Проведение инвентаризации
• Изменение первоначальной стоимости объекта ОС (сложные ситуации), восстановление объекта ОС
• Расходы, еще не оформленные первичными документами (технология «accruals»)

Проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (вводится с 2020 года)

• Виды документов в бухгалтерском учете (первичные и оправдательные документы, сводные документы, регистры)
• Требования к документам бухгалтерского учета и к документообороту
• Подписание и исправление бухгалтерских документов
• Хранение документов. Доступ к первичным документам и регистрам

ДОКУМЕНТООБОРОТ В НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ

1. Требования к документам, сложные ситуации документирования

• Требования налоговых органов к первичным документам для целей налогового учета
• Что делать, если документы оформлены правильно, но налоговый орган не признает расходы
• Первичные документы для подтверждения «проблемных» сделок (подряд, консультационные услуги, маркетинговые исследования, аренда и пр.): на что обратить внимание
• Отдельные сложные и спорные ситуации при работе с документами
• НДС-документооборот (оформление авансовых и корректировочных счетов-фактур)
• Восстановление утраченных документов и налоговые последствия отсутствия документов

Новое о контроле первичной документации для целей налогового учета

• Что и как необходимо учитывать при оформлении фактов хозяйственной жизни в первичной документации в связи с последними изменениями в ГК РФ, НК РФ и ТК РФ
• Что выявляют налоговые и правоохранительные органы, изучая документацию
• Проблемы с документацией из-за контрагентов и как их решать
• Когда и какие первичные документы могут служить основанием для возбуждения уголовного дела в отношении должностных лиц организации за неуплату налогов
• Арбитражная практика по спорам в связи с претензиями налоговых органов к первичным документам

Организационно-технические аспекты работы с документацией

• Как сократить количество документов в бухгалтерии без ущерба для организации
• Какие документы обязательно должны быть в организации, а без какой «первички» можно обойтись
• Как дисциплинировать сотрудников, чтобы документы поступали в бухгалтерию своевременно
• Что такое инструкция для подотчетных лиц, зачем она нужна и как ее составить

Новое о порядке и основаниях привлечения к ответственности руководителя и бухгалтера за нарушение правил хранения учетной документации

Ответы на вопросы, практические рекомендации

Регистрационный взнос обеспечивает обед, кофе-паузы, учебно-методические материалы в электронном виде

По завершении обучения каждому участнику образовательных программ выдается Удостоверение о повышении квалификации в объеме 72 часов.

Образовательное мероприятие состоится по адресу:

Проект Федерального стандарта бухгалтерского учета "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" подготовлен Минфином России (по состоянию на 31.05.2018). Стандарт устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций государственного сектора.

В новом ФСБУ "Документы и документооборот в бухгалтерском учете":

1. Определены понятия:
   • документа бухгалтерского учета
   • документооборота в бухгалтерском учете
2. Установлены требования к документам бухгалтерского учета
3. Установлен порядок подписания и исправления документов
4. Определены правила хранения документов бухгалтерского учета

То есть, Стандарт содержит требования к оформлению первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, правила их создания, исправления и хранения, а также организации документооборота.

В частности, правила корректировок, экономические субъекты могут определять самостоятельно (кроме случаев, когда способ корректировки установлен законодательством).

При этом, исправления в первичные учётные документы в электронной форме нужно вносить так, чтобы было ясно, где данные верные, а где - нет, дата исправления. Кроме того, необходимы электронные подписи лиц, которые корректировали документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.

Кроме того, первичные учётные документы в электронной форме можно исправить, путем составления нового электронного документа, содержащего пометку, что он составлен взамен первоначального.

Однако, отношении первичных учётных документов на бумажных носителях ФСБУ предусмотривает лишь традиционный способ корректировки: зачеркнуть неверный текст или сумму и написать правильный.

Важно помнить, что до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) , в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее, и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Информация Минфина России N ПЗ-13/2015)

Следует отметить, что с 1 июля 2018 года все организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. должны быть оформлены в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Требования к оформлению документов". Организациям и предпринимателям необходимо привести распорядительные документы в соответствие с новыми ГОСТом.

Проект
Разработан
Министерством финансов
Российской Федерации

Общие положения

1. Настоящий федеральный стандарт бухгалтерского учета (далее – Стандарт) устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций государственного сектора.

2. Для целей настоящего Стандарта:

а) под документами бухгалтерского учета понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;

б) под документооборотом в бухгалтерском учете понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещения в архив, др.).

Требования к документам бухгалтерского учета

3. Документы бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также настоящим Стандартом.

4. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных настоящим Стандартом.

5. В случае если законодательство или правила страны - места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

6. Записи в регистрах бухгалтерского учета производятся в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом.

Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях.

7. Для целей настоящего Стандарта датой составления первичного учетного документа считается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

8. В случае если первичный учетный документ составляется на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, (оправдательный документ), такой первичный учетный документ должен содержать указание на соответствующий оправдательный документ.

9. В случае если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни.

10. Объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематически накапливаться на соответствующих счетах бухгалтерского учета (систематическая запись).

Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

11. Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:

а) полноту информации, т.е. получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;

б) системность информации, т.е. взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

в) обоснованность учетных записей, т.е. соответствие данным первичных учетных документов;

г) достоверность информации, т.е. безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности;

д) своевременность информации;

е) юридическую значимость учетных записей.

12. Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

13. При создании первичных учетных документов экономический субъект вправе:

а) оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

б) оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал, др.), определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;

в) использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т.п. (например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет), при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета.

14. Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами (краской, чернилами шариковой ручкой, др.), обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного срока хранения их. При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (простым карандашом и т.п.).

15. При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

16. При принятии к бухгалтерскому учету первичных учетных документов должны применяться средства, исключающие возможность повторного использования этих первичных учетных документов после принятия к бухгалтерскому учету.

Подписание и исправление документов бухгалтерского учета

17. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации установлено требование использования определенного вида электронной подписи.

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа, экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъектам с данными участниками электронного взаимодействия.

18. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта с учетом законодательства Российской Федерации.

19. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Для целей настоящего Стандарта под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения экономического субъекта, договоры займа, кредита, товарного и коммерческого кредита.

20. Допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством Российской Федерации или установленными в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.

21. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном в виде электронного документа, производится таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление, с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

22. Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

23. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится тонкой чертой таким образом, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, в котором произведено исправление, с указанием их должности, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Исправления в виде подчисток (замазывания, стирания, т.п.) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

24. Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета.

Хранение документов бухгалтерского учета

25. Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

26. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

27. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории Российской Федерации.

28. Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом с учетом законодательства Российской Федерации, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

29. В случае утраты документов бухгалтерского учета (гибели, пропажи, др.), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Документооборот в бухгалтерском учете

30. Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта.

31. Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

32. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Минфином РФ разработан проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее – проект ФСБУ, новый Стандарт), который планируется ввести в действие с 2020 года в соответствии с Программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на период 2018–2020 годов, утвержденной приказом Минфина России от 18.04.2018 № 83н.

Проект ФСБУ устанавливает требования к документам бухгалтерского учета, порядок их подписания, исправления и хранения, а также определяет общие положения по организации документооборота в бухгалтерском учете.

Требования к документам бухгалтерского учета

В настоящее время требования к документам бухгалтерского учета главным образом устанавливаются статьями 9 и 10 Закона «О бухгалтерском учете».

Наряду с требованиями Закона № 402-ФЗ проект нового Стандарта устанавливает дополнительные требования, предъявляемые к документам бухгалтерского учета.

1. В частности, проект ФСБУ регламентирует язык, на котором составляются документы бухгалтерского учета. В общем случае данные документы должны составляться на русском языке, а в случае составления на иностранном языке они должны иметь построчный перевод.

Однако существует исключение, согласно которому если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. При этом построчный перевод должен содержать лишь регистр бухгалтерского учета

2. Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа является дата составления документа.

Проектом ФСБУ конкретизировано, что датой составления считается дата подписания первичного учетного документа лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события.

Данное положение позволяет избежать споров о том, на какую дату необходимо отражать операции по первичному учетному документу в бухгалтерском учете: на дату составления такого документа или на дату его подписания.

3. Проектом ФСБУ устанавливается дополнительная информация, которая должна приводиться в первичном учетном документе. Так, первичный учетный документ должен содержать:

• указание на оправдательный документ, на основании которого был составлен первичный документ;
• дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления первичного учетного документа

Оправдательный документ – документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни.

П. 8 проекта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

4. Новый стандарт наряду с обязательными реквизитами, перечисленными в Законе № 402-ФЗ, допускает включение в документ бухгалтерского учета дополнительных реквизитов.

5. Проект ФСБУ предоставляет организациям ряд прав, позволяющих упростить процесс создания первичных учетных документов и существенно сократить объем составляемых документов.

Так, организациям позволено оформлять одним первичным документом несколько связанных фактов хозяйственной жизни.

Допускается периодическое (сутки, неделя, месяц, квартал и др.) составление первичных учетных документов в отношении длящихся (амортизация, начисление процентов и т. д.) и повторяющихся (поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) фактов хозяйственной жизни.

В качестве первичных учетных документов могут использоваться документы, составленные в процессе деятельности организации для оформления гражданско-правовых отношений с различными субъектами, например: договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет. Однако использование таких документов возможно только тогда, когда они содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа.

6. К регистрам бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

• записи в регистрах должны производиться как в рублях, так и в валюте (если стоимость объекта бухгалтерского учета выражена в иностранной валюте);
• объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться посредством хронологической и систематической записи.

При этом система регистров бухгалтерского учета организации должна обеспечивать:

1. полноту информации;
2. системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
3. обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных учетных документов);
4. достоверность информации (безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности);
5. своевременность информации;
6. юридическую значимость учетных записей.

8. В соответствии с проектом ФСБУ документы бухгалтерского учета могут составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде, что соответствует положениям пункта 5 статьи 9 и пункта 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ.

Подписание и исправление документов бухгалтерского учета

1. В настоящее время ни Закон № 402-ФЗ, ни иные нормативные акты по бухгалтерскому учету не регламентируют, какой вид электронной подписи должен использоваться для подписания электронных документов бухгалтерского учета.

Проект ФСБУ решает данную проблему посредством закрепления нормы, согласно которой электронные документы должны подписываться теми видами электронной подписи, которые установлены в организации.

В то же время проектом Стандарта вводится исключение, при котором вид электронной подписи электронных первичных учетных документов может определяться соглашением организации с другими участниками электронного взаимодействия.

2. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем организации.

Исключение составляют документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Такие документы может подписывать только руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченные на то лица.

3. Способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются организацией с учетом законодательства РФ.

В отношении электронных документов проект ФСБУ устанавливает два способа их исправления.

Так, первый способ предполагает исправление электронных документов бухгалтерского учета таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные.

Второй способ заключается в том, чтобы составить новый (исправленный) электронный документ, который должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа.

Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым.

Вне зависимости от того, на каком носителе составлен документ бухгалтерского учета (бумажный, электронный), какой способ исправления электронного документа используется, исправление должно содержать: дату исправления, подписи лиц (в том числе электронные), составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Данное положение является прямым требованием Закона «О бухгалтерском учете» (п. 7 ст. 9, п. 8 ст. 10).

Кроме того, регистр бухгалтерского учета может быть исправлен посредством сторнировочных и дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета, что не влечет за собой вышеописанного порядка исправления.

Хранение документов бухгалтерского учета

Порядок хранения документов бухгалтерского учета урегулирован статьей 29 Закона № 402-ФЗ. Проект ФСБУ уточняет отдельные моменты, связанные с хранением документов.

Так, согласно проекту ФСБУ, подлинники документов бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они составлены (на бумажном носителе, в электронном виде); не допускается перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид.

Проектом ФСБУ вводится обязанность по размещению баз данных, в которых осуществляется сбор, запись, накопление, хранение и т. д., на территории Российской Федерации.

В случае утраты или порчи документов бухгалтерского учета организация должна принять меры по их восстановлению.

Документооборот в бухгалтерском учете

Проект ФСБУ четко не регламентирует порядок документооборота в бухгалтерском учете, адресуя данный вопрос организациям.

Однако отдельные принципы проект Стандарта устанавливает. В частности, обязанность по организации документооборота возлагается на руководителя экономического субъекта.

Осуществляемый документооборот должен обеспечить своевременное отражение фактов хозяйственной жизни.

Обязанность по обеспечению своевременного и качественного оформления первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, составивших и подписавших эти документы.

Выводы по проекту ФСБУ

Введение проекта федерального стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» позволит решить такие спорные вопросы, как, например, вопрос, на какую дату необходимо отражать хозяйственные операции, если дата составления первичного учетного документа не совпадает с датой ее подписания; какой вид электронной подписи должен использоваться при подписании документов бухгалтерского учета и т. д.

Новый Стандарт позволит организациям сократить объем составляемых первичных учетных документов и оптимизировать документооборот.

Кроме того, проект ФСБУ регулирует вопросы в части документов бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, что является значительным дополнением к существующим нормам Закона «О бухгалтерском учете» в отношении составления документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в электронной форме.

31 мая 2018 года на сайте Минфина был опубликован проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Публичное обсуждение проекта закончится 30 сентября 2018 года. Ознакомимся с новым документом.

В соответствии с Программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2018 – 2020 годы, утвержденной Приказом Минфина России от 18.04.2018 № 83н (далее – Программа), проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» должен быть представлен в Совет по стандартам бухгалтерского учета в 2018 году, что и было сделано ответственным исполнителем (разработчиком проекта стандарта) – Минфином. Сразу скажем, что согласно действующей Программе предполагаемая дата вступления стандарта в силу для обязательного применения – 2020 год. Первоначально планировалось разработать ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» еще в 2016 году, а с 2018 года ввести в действие (Приказ Минфина России от 23.05.2016 № 70н «Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2016 – 2018 годы»). Можно с уверенностью предположить, что разработанный документ будет принят и начнет применяться уже с 2020 года. Таким образом, будет устранен еще один пробел в нормативном регулировании бухгалтерского учета – установлены требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов. До настоящего времени аналогичного ПБУ не было, сегодня вопрос о первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета урегулирован только Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ).

Структура ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Структура ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» выглядит следующим образом:

общие положения;

требования к документам бухгалтерского учета;

подписание и исправление документов бухгалтерского учета;

хранение документов бухгалтерского учета;

документооборот в бухгалтерском учете.

Применение ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» применяется всеми экономическими субъектами, за исключением организаций государственного сектора.

Терминология

Для целей рассматриваемого ФСБУ применяются следующие термины:

документы бухгалтерского учета – это не только первичные учетные документы, но и регистры бухгалтерского учета;

документооборот в бухгалтерском учете – это движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения. В данном случае под завершением исполнения понимаются использование документов для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещение их в архив и другие действия.

Требования к документам бухгалтерского учета

Общее требование к документам бухгалтерского учета, под которыми понимаются как первичные учетные документы, так и регистры бухгалтерского учета, следующее: они должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом № 402-ФЗ и рассматриваемому ФСБУ.

Язык документа.

По общему правилу документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке. Но из этого правила ФСБУ устанавливает исключения. В случае если законодательство или правила страны – места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, такие документы составляются на соответствующем иностранном языке.

При этом первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных ФСБУ. Регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен также содержать построчный перевод на русский язык.

Дата составления документа.

Для целей рассматриваемого ФСБУ датой составления первичного учетного документа считается дата его подписания лицом (лицами), совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

В случае если первичный учетный документ составляется на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательного документа), такой первичный учетный документ должен содержать указание на соответствующий оправдательный документ.

Отметим, что если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, то первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни. Таким образом, в указанном случае первичный документ должен содержать две даты: дату совершения факта хозяйственной жизни и дату составления первичного учетного документа.

Реквизиты документа.

Стандарт допускает включение в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным ст. 9 Федеральным законом № 402-ФЗ.

Оформление первичных учетных документов.

Особое внимание хотелось бы обратить на следующие положения, которые вносит ФСБУ в порядок оформления первичных учетных документов.

При создании первичных учетных документов экономический субъект вправе:

оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

оформлять длящиеся, а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату. В данном случае под длящимися фактами хозяйственной жизни понимаются, например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, а под повторяющимися – например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору. Периодичность составления документов может быть самая разная – сутки, неделя, месяц, квартал и др.;

использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т. п., при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом № 402-ФЗ обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета. В качестве примера таких документов приводятся договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ об увольнении, .

Заметим, что ФСБУ устанавливает права хозяйствующих субъектов в отношении оформления первичных документов, а не обязанности. Это означает, что если субъекту, например, удобно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом, то он оформляет один документ. Если же целесообразно оформлять каждую хозяйственную операцию отдельным документом, то это не будет нарушением.

Вид документа.

Документы бухгалтерского учета могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

В ФСБУ сказано, что записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного их срока хранения (например, краской, чернилами, шариковой ручкой). Уточнено, что при создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (простым карандашом и т. п.).

Что касается электронного документа, при его составлении должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

Обратите внимание: при принятии к бухгалтерскому учету первичных учетных документов должны применяться средства, исключающие возможность повторного использования данных первичных учетных документов после принятия к бухгалтерскому учету. В ФСБУ не уточняется, какие это должны быть средства.

Регистры бухгалтерского учета.

К регистрам бухгалтерского учета ФСБУ предъявляет следующие требования:

записи должны производиться в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом. Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях;

объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться в регистрах в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематически накапливаться на соответствующих счетах бухгалтерского учета (систематическая запись);

правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При этом система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:

полноту информации – получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;

системность информации – взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;

обоснованность учетных записей – соответствие данным первичных учетных документов;

достоверность информации – безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности;

своевременность информации;

юридическую значимость учетных записей.

Подписание документов бухгалтерского учета

Электронная подпись.

Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в электронном виде, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных законодательством РФ, за исключением случаев, когда законодательством РФ установлено требование использования определенного вида электронной подписи.

Напомним, что виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ). До принятия соответствующего ФСБУ организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вид электронной подписи (письма Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в электронном виде экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета.

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта с учетом законодательства РФ.

Но при этом ФСБУ определяет порядок подписания документов, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами: они подписываются руководителем и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами.

К сведению: без подписи главного бухгалтера (иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченного им на то лица) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами в данном случае понимаются документы, оформляющие экономического субъекта, договоры займа, кредита, товарного и коммерческого кредита.

Исправление документов бухгалтерского учета

Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления.

При этом, как установлено в ФСБУ, допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом законодательства РФ, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством РФ или установленными правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено (например, в кассовые и банковские документы).

Исправление электронного документа.

Если документ бухгалтерского учета составлен в электронном виде, то исправления в него вносятся таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. При этом исправление должно содержать:

дату исправления;

электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление;

должности, фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации лиц, которые заверяют исправление своими электронными подписями.

При этом ФСБУ допускает исправление документа бухгалтерского учета, составленного в электронном виде, путем составления нового (исправленного) электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, а также приведенные выше данные, которые должны быть отражены в исправлении. Кроме того, должна быть пре- дусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом.

Исправление документа на бумажном носителе.

Исправить документ бухгалтерского учета, составленный на бумажном носителе, можно путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым. При этом зачеркивание производится тонкой чертой таким образом, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать те же данные, которые указаны выше для электронного документа: дату исправления, подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: исправления в виде подчисток (замазывания, стирания и т. п.) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

Исправление регистра бухгалтерского учета.

Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета.

Хранение документов бухгалтерского учета

Порядок хранения документов бухгалтерского учета урегулирован ст. 20 Федерального закона № 402-ФЗ. Новое ФСБУ уточняет отдельные моменты, связанные с хранением документов.

Во-первых, экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, за исключением случаев, установленных законодательством РФ.

Во-вторых, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

В-третьих, экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории РФ.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (гибели, пропажи и др.), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Что касается доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета, он предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом с учетом законодательства РФ, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете

Непосредственно вопросам организации документооборота в бухгалтерском учете новое ФСБУ уделяет совсем немного внимания, определяя лишь его отдельные принципы:

документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта;

организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;

своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Минфин представил на публичное обсуждение проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который планируется применять с 2020 года.

Документ принципиально новый, аналогичного ПБУ принято не было. В целом новый стандарт устанавливает требования к документам бухгалтерского учета, их подписанию, исправлению, хранению, которые сегодня применяются на практике. При этом хотелось бы выделить отдельные моменты:

в случае если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни;

экономический субъект вправе оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом, а длящиеся, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;

документы по хозяйственным операциям с денежными средствами подписываются руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами;

допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа;

документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.

Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?